Workshop Doccle: Al je facturen op een plaats
Papieren documenten zijn verleden tijd. Breng structuur in je administratie en ga aan de slag met Doccle. Zo heb je in een paar kliks al je documenten op één centrale plaats.
Krijg je nog steeds dagelijks facturen en andere documenten op papier in je brievenbus? Dan ben je niet goed bezig. Digitaliseer ook je administratie. Dat bespaart de wereld een berg papier en zorgt ook voor meer structuur in je administratie. Het is even wennen, maar na verloop van tijd is Doccle een gewoonte. Geen zorgen, het is veilig en zo gemaakt dat iedereen er gemakkelijk mee overweg kan.
Doccle is een samenwerking van Acerta, CM, Telenet en KBC. Op het online platform kunnen bedrijven verschillende documenten beschikbaar maken voor hun klanten, leden of zelfs werknemers. Ook verschillende overheidsdiensten zijn tegenwoordig te linken met Doccle. Wanneer een organisatie een document voor jouw beschikbaar stelt krijg je een melding dat er een nieuw document beschikbaar is. Vanaf dan is het aan jou, ga ermee aan de slag en zorg voor meer structuur.
Stap 1: Registreren
Vooraleer we met Doccle aan de slag kunnen moet je je registreren. Surf naar www.doccle.be en klik op maak een nieuwe account aan. Hier kies je of je je particulier of professioneel wil registreren. Het is ook mogelijk om de registratie vast te leggen met Itsme of eID. Geen zorgen, Doccle is gratis, en dat zal ook altijd zo blijven.
Doccle biedt ook de mogelijkheid om aan te melden met Itsme.
Stap 2: Platformen verbinden
Proficiat, je hebt nu een Doccle-account. Een eerste stap in de goede richting. Nu gaan we de verschillende diensten waar je klant bij bent koppelen met je Doccle-account. In de app tik je onderaan op het tabje verbindingen en als je Doccle in de browser gebruikt klik je bovenaan eveneens op het tabje verbindingen. Klik daar op de blauwe knop nieuwe verbindingen toevoegen en kies een dienst waarbij je klant bent. Afhankelijk van het bedrijf of de dienst loopt de flow iets anders.
Op Doccle vindt je al connecties terug met o.a. KBC, De Watergroep, Telenet, Waterlink, CM, OZ, een heleboel ziekenhuizen, acerta & attentia en ook my e-box van de overheid kan zeker niet ontbreken. Elk jaar komen er verschillende nieuwe bedrijven en platformen bij waardoor Doccle er alleen maar beter op wordt. Nog een argument om het platform zeker te gebruiken.
Probeer zoveel mogelijk diensten waar je klant bent te connecteren.
Stap 3: Facturen scannen
Via de Doccle-app voor iOS en Android kan je ook papieren facturen inscannen en meteen betalen. Tik links onderaan op het tabje Scan & Pay. Tik daar op scan je eerste factuur en de camera van je smartphone zal opengaan. Richt je camera op het onderste (roze strookje) gedeelte van de factuur en neem de foto. Nu kan je rechtstreeks vanop je smartphone de factuur betalen. Zorg er wel voor dat je minstens één bankapplicatie hebt geïnstalleerd. Doccle werkt met ING, Argenta, Belfius, KBC, BNP Paribas en natuurlijk de Bancontact-app.
Digitale betaalmethoden worden steeds populairder. Vaak zijn er wel nog heel wat beperkingen, maar bij Doccle hebben ze er bewust voor gekozen om een oplossing te voorzien die voor iedereen toegankelijk is. Je hoeft niet meer te sukkelen met bankkaarten of kaartlezers. Je kan vanuit Doccle alle facturen vanuit eender welke bankrekening betalen. Het platform vraagt geen volmacht of domiciliëring waardoor de betaalmogelijkheid redelijk uniek is in België.
Nooit nog handmatig overschrijvingen uitvoeren met deze handige scanfunctie.
Stap 4: Documenten beheren
Je hebt nu verschillende diensten verbonden binnen Doccle. Nieuwe documenten zullen nu automatisch op de startpagina verschijnen onder de tab nieuwe documenten. Indien het belangrijke papieren zijn die bijvoorbeeld moeten ondertekend of betaald worden, verschijnt dit onder af te handelen documenten. Indien je een document hebt gelezen of afgehandeld kan je ervoor kiezen om het te archiveren. We raden aan dit wel te doen om het overzicht over je betaalde en onbetaalde facturen te behouden.
Bij nieuwe documenten geeft de Doccle-app je een notificatie.
Bron: TechPulse
